リモートワークの普及にともない、多くの企業がコミュニケーション不足や一体感の希薄化といった課題に直面しています。
そんななか注目を集めているのが、仮想空間上にオフィスを構築する「仮想オフィス」や「VRオフィス」です。本記事では、仮想オフィスの基本から導入のメリット・デメリット、選び方、おすすめプラットフォームまで詳しく解説します。
メタワークオアシスは、どこにいても自然なコミュニケーションができる快適なバーチャル空間を実現するメタバースオフィスです。直感的に操作できるクリックベースの設計と導入しやすい低コストを両立し、オンラインでの雑談活性化やメンバーの様子の可視化、チームの一体感向上といった働き方の改善が期待できます。
目次
1 仮想オフィス／VRオフィスとは？
仮想オフィス（VRオフィス）とは、インターネット上の仮想空間に構築されたオフィス環境のことです。メタバースオフィスとも呼ばれ、従業員がアバターの姿でログインし、会議やタスクを行います。
コロナ禍を機にリモートワークが普及しましたが、コミュニケーション不足やほかのメンバーの状況が把握しにくいといった課題も顕在化しました。こうした課題を解決する手段として、仮想オフィスが注目を集めています。
ZoomやTeamsなどのビデオ会議ツールとは異なり、仮想オフィスでは従業員同士が同じオフィスにいるような感覚で仕事ができます。
アバターを通じてほかのメンバーの存在を感じられるため、偶発的な雑談や気軽な声かけといった自然なコミュニケーションが生まれやすくなります。
なお「VRオフィス」というとVRゴーグルが必須だと思われがちですが、実際にはVR機器を使わずにパソコンやスマートフォンからアクセスできるサービスも多数存在します。
1.1 仮想オフィスの種類
仮想オフィスは、その形態や機能によって大きく3つのタイプに分類できます。
VRやMRを用いた3Dの仮想オフィス
VR（仮想現実）やMR（複合現実）技術を活用した3D空間の仮想オフィスです。専用のVRヘッドセットを装着することで、実際のオフィスにいるかのような没入感を得られます。
アバターの動きや表情がリアルタイムで反映され、ホワイトボードへの書き込みや3Dモデルを使ったプレゼンテーションなど、対面に近い形での協働作業が可能です。
一方で、VRヘッドセットや高性能パソコンが必要なため初期投資が大きくなる点や、操作に慣れるまで時間がかかる点がデメリットといえます。
平面のアイコンを用いた2Dの仮想オフィス
2D（二次元）の画面上にオフィスレイアウトが表示され、従業員がアイコンやシンプルなアバターで移動・活動するタイプです。
パソコンやスマートフォンから手軽にアクセスでき、特別な機器は不要です。3Dタイプと比べると没入感は劣りますが、操作が直感的で誰でもすぐに使い始められます。
通信環境への負荷も小さく、デバイスのスペックを気にせず利用できます。導入コストや運用負荷を抑えながら、リモートワークでのコミュニケーション活性化を実現したい企業に適しています。
音声コミュニケーション特化の仮想オフィス
視覚的な要素を最小限に抑え、音声でのコミュニケーションを中心としたタイプです。画面共有機能と組み合わせて使用することが多く、3つのタイプのなかで最も導入のハードルが低いといえます。
複数のチャンネルを設けて部署やプロジェクトごとに分かれたり、必要に応じて通話に参加したりできる柔軟性があります。映像や3D空間の処理がない分、通信量が少なく低スペックのデバイスでも快適に動作します。
2 仮想オフィス導入のメリット
仮想オフィスを導入することで、リモートワーク環境におけるさまざまな課題を解決できます。
2.1 経費を削減できる
物理的なオフィスを持たず仮想オフィスのみで運営する場合、大幅なコスト削減が可能です。オフィスの賃料や光熱費、通勤交通費といった固定費を削減できます。
オフィス家具や複合機などの備品購入費、維持管理費も不要です。また、オフィスの拡張や移転が必要になった際も、物理的な引っ越し作業が不要です。
2.2 場所に関係なく働ける
仮想オフィスはインターネット環境さえあれば、世界中どこからでもアクセスできます。従業員の居住地に制約がなくなるため、優秀な人材を地理的な制限なく採用できます。
地方在住者や海外在住者、育児や介護で通勤が難しい人材など、多様な働き方を希望する人々に就業機会を提供できます。
また、自然災害や感染症の流行といった緊急事態が発生した際も業務を継続できるため、BCP（事業継続計画）対策としても有効です。
2.3 コミュニケーション活性化につながる
リモートワークで最も課題となるのが、コミュニケーション不足です。Slackやメールなどのテキストツールでは、明確な用件がある場合のやり取りは行えても「ちょっとした相談」や「何気ない雑談」といった偶発的なコミュニケーションは生まれにくいものです。
仮想オフィスでは、アバターが同じ空間に存在するため、ほかのメンバーの様子が視覚的に分かります。実際のオフィスで隣の席の同僚に話しかけるような自然なコミュニケーションが、リモート環境でも実現できます。
2.4 労働状況を把握しやすくなる
リモートワークでは、管理職が「メンバーがきちんと働いているか」「困っていることはないか」を把握しにくいという課題があります。仮想オフィスでは、アバターの位置や状態によって各メンバーの状況がリアルタイムで可視化されます。
「デスクで作業中」「会議室で打ち合わせ中」「離席中」といったステータスが一目で分かるため、適切なタイミングで声をかけることができます。
2.5 オフィス環境を容易にカスタマイズできる
仮想オフィスでは、企業の文化や業務内容に合わせて、オフィス環境を柔軟にカスタマイズできます。プロジェクトの規模に応じて会議室を増やしたり、集中作業用のスペースを設けたりと、その時々のニーズに合わせてレイアウトを変更できます。
物理的なオフィスでは大規模な工事が必要ですが、仮想空間であればオンライン上の設定変更だけで対応可能です。
3 仮想オフィスのデメリット・注意点と対策
仮想オフィスには多くのメリットがある一方で、導入前に理解しておくべきデメリットや注意点も存在します。
3.1 インフラの整備が必要
仮想オフィスを快適に利用するには、一定水準以上の通信環境とデバイスが必要です。とくに3DタイプのVRオフィスでは、高速で安定したインターネット回線と、グラフィック処理能力の高いパソコンが求められます。
対策としては、従業員の現在の環境を調査し、必要な投資額を算出することが重要です。予算が限られている場合は、2DタイプやモバイルWi-Fiルーターの貸与など、より導入ハードルの低い選択肢を検討するとよいでしょう。
3.2 操作への慣れが必要
仮想オフィスは従来のビジネスツールとは操作方法が異なるため、使いこなせるようになるまで一定の時間がかかります。とくにVRゴーグルを使用する3Dタイプの場合、覚えるべき操作が多く存在します。
対策としては、導入前の研修やマニュアルの整備が欠かせません。ただし、この課題はサービス選びによって大きく軽減できます。直感的に操作できるUI設計の2Dタイプのサービスを選べば、初めての従業員でもすぐに使い始められます。
3.3 従業員のストレスになる可能性がある
仮想オフィスでは、常に自分の状況がほかのメンバーに可視化されるため「監視されている」と感じる従業員もいるかもしれません。対策としては、導入の目的と使い方について丁寧に説明し、従業員の理解と納得を得ることが不可欠です。
「監視が目的ではなく、コミュニケーションを活性化させることが目的である」というメッセージを明確に伝えましょう。また「取り込み中」といったステータスを設定できる機能を活用し、従業員が息苦しさを感じない工夫が必要です。
4 仮想オフィスサービス導入時のチェックポイント
数多くの仮想オフィスサービスが提供されるなか、自社に最適なものを選ぶためのチェックポイントを紹介します。
4.1 機能が導入目的にマッチしているか
まず明確にすべきは「なぜ仮想オフィスを導入するのか」という目的です。コミュニケーション不足の解消が目的なのか、プロジェクト管理の効率化が目的なのか、目的を明確にすることで必要なサービスを選別することができます。
目的によって、必要な機能は大きく異なります。機能が豊富なサービスほどよいとは限りません。自社の業務に本当に必要な機能を絞り込み、それらが十分に備わっているサービスを選ぶことが重要です。
4.2 従業員にとって使いやすい設計か
どれほど高機能なサービスでも、従業員が使いこなせなければ意味がありません。使いやすさは、サービス選定における最重要ポイントのひとつです。
ITリテラシーの高い一部の従業員だけが使えるツールではなく、誰もが直感的に操作できる分かりやすいUI設計がなされているかを確認しましょう。実際に無料トライアルを利用して、さまざまな従業員に試してもらうことをおすすめします。
4.3 導入や運用のサポートをしてくれるか
初めて仮想オフィスを導入する企業にとって、ベンダーのサポート体制は非常に重要です。導入時には、通信環境の確認、デバイスの準備、アカウント設定、従業員への説明会など、さまざまな準備作業が発生します。導入支援が充実しているサービスを選ぶと安心です。
また、運用開始後のアフターケアも確認しましょう。トラブルが発生した際の問い合わせ窓口は用意されているか、オンラインヘルプやFAQは充実しているかも重要なポイントです。
5 仮想オフィス／VRオフィスのプラットフォームおすすめ3選
ここでは、仮想オフィス導入を検討している企業におすすめのプラットフォームを3つ紹介します。
5.1 メタワークオアシス
当社では、場所にとらわれず、どこにいても心地よくメンバーとコミュニケーションができるバーチャルプラットフォーム「メタワークオアシス」を提供しています。
メタワークオアシスは、2Dベースのメタバースオフィスで、クリックベースの直感的な操作が最大の特徴です。
VRゴーグルや高性能パソコンは不要で、普段使っているパソコンやスマートフォンから簡単にアクセスできます。MTG設定不要で1～2クリックで会話を開始できるため、気軽にコミュニケーションを取ることができます。
また、ステータス機能によって、各メンバーの状況がリアルタイムで可視化されます。チーム全体の動きが把握しやすくなり、適切なタイミングでのコミュニケーションが可能になります。
導入コストも競合サービスと比較して抑えられており、中小企業でも導入しやすい価格設定です。さらに、導入前の相談から運用開始後のサポートまで、手厚いフォロー体制を整えています。
リモートワークでのコミュニケーション活性化と生産性向上を実現したい企業は、ぜひメタワークオアシスの導入をご検討ください。
5.2 Microsoft Mesh：VR
マイクロソフトが提供する「Microsoft Mesh」は、VR・MR技術を活用した3Dメタバースオフィスです。Microsoft Teamsとシームレスに統合されており、すでにTeamsを業務で使用している企業にとっては親和性が高いサービスといえます。
アバターを通じて3D空間で会議やコラボレーションを行え、PowerPointのプレゼンテーションなどOfficeアプリケーションとも連携できます。また、メンバー同士の自然で自発的なやりとりが発生する「ドロップインスペース」も常設されています。
5.3 MetaLife
「Remo」は、25名まで永続的に無料で利用できる2Dメタバースプラットフォームです。小規模なチームやスタートアップ企業が、まず試験的に仮想オフィスを体験してみたい場合に適しています。
無料プランでも基本的なコミュニケーション機能は充実しており、アバターでの移動や会話、ステータス表示などが利用できます。
6 まとめ
仮想オフィス・VRオフィスは、リモートワーク環境におけるコミュニケーション不足や一体感の希薄化といった課題を解決する有効な手段です。
3Dの没入型VRオフィス、2Dの手軽なメタバースオフィス、音声特化型などさまざまなタイプがあり、それぞれにメリット・デメリットが存在します。とくに、操作性や導入のしやすさを重視する企業には、2Dタイプの仮想オフィスが適しています。
当社のメタワークオアシスは、クリックベースの直感的な操作性と低コストでの導入を両立した2Dメタバースオフィスです。リモートワークでのコミュニケーション活性化、メンバーの労働状況の可視化、チームの一体感といった効果が期待できます。
仮想オフィスの導入をご検討の際は、ぜひメタワークオアシスにご相談ください。貴社の働き方改革を全力でサポートいたします。
メタワークオアシスでは、メタバースオフィスのサービスを提供しています。仮想オフィス導入に関する相談を受け付けております。お困りの際にはぜひお問い合わせください。