ITの専門家として、企業の業務改善や内製化支援を行っている「株式会社大島ITサポート研究所」様。代表の大島様以外は全員フルリモートのパートタイマーという組織体制の中、チームの一体感を高めるために「メタワークオアシス」が活用されています。
今回は代表の大島様に、フルリモート環境下でのマネジメントの課題や、メタワークオアシス導入後の変化、独自の活用ルールについてお話を伺いました。
お話を聞いた「株式会社大島ITサポート研究所」様について
株式会社大島ITサポート研究所は、主に製造業や小売業の顧客に対し、ITを活用した業務改善やシステムの内製化支援を行っている企業です。
代表の大島様自身は顧客先へ訪問して支援を行うことが多い一方、バックオフィスや実務を支える5名のスタッフは全員が主婦であり、完全なフルリモート体制で勤務しています。
当初はパートタイマー1名からスタートした同社ですが、知人の紹介などを通じて徐々に組織が拡大。IT未経験のスタッフも多いため、現在は実務を通じた人材育成にも力を入れており、将来的にはスタッフ自身が講師となり、ITスキルを広めていく事業展開も視野に入れています。
導入前の課題：フルリモート前提の組織だからこそ「仮想オフィス」が必須だった
--- メタワークオアシスを導入する前は、どのような課題をお持ちでしたか？
弊社はもともと、代表の私がひとりでIT支援を行っており、法人化のタイミングでスタッフを雇用することとなりました。
会社の規模的にも物理的なオフィスを構える必要はないと思っていたので、スタッフの働き方はフルリモートにすることを決めていたんです。
フルリモートにすると決めた段階から、何かしらの「仮想オフィス」を用意しないと組織として機能しないだろうという懸念がありましたね。
--- フルリモートで使える仮想オフィスを探すタイミングで、メタワークオアシスを知っていただいたのでしょうか？
はい。最初のスタッフを雇うタイミングで「使いやすいサービスはないかな」と調べていたときに、メタワークオアシスの名前があったんです。
そして、調べて出てきた中から3つのサービスに絞って比較したうえで、最終的にメタワークオアシスに決定しました。
導入の決め手は「コスト」と「心理的ハードルの低さ」
--- いくつかのツールと比較されたとのことですが、メタワークオアシスを選んだ決め手は何でしたか？
一番は「フロアを追加できる機能」と「コストパフォーマンス」ですね。メタワークオアシスでは、例えば「クライアントに入室権限を付与できるフロア」のようなものを追加できます。
弊社では将来的にクライアントを交えた勉強会などを開催したいと考えていたので、別フロアを持てるのは魅力的でした。
メタワークオアシスのフロアイメージ。アカウントごとにフロアへの入室権限を設定することが可能。入室可能時間も設定できる
また、3つのサービスを比較したところ、他社に比べて安価だったのも選んだポイントです。
【メタワークオアシスの料金表】
--- ありがとうございます。サービスを比較する際に、他のツールを利用しましたか？
はい。他社のツールもトライアルで試したのですが、アバターが近づくだけで勝手に会話が始まってしまう機能が、私たちには少し落ち着かないと感じられました。あとは毎日使うものなので、デザインが好みのサービスを選びたいという意図がありましたね。
実際に利用するスタッフさんにも体験してもらったところ、ビジネスの場として落ち着いているメタワークオアシスの採用を決めました。
独自の活用ルール：「自席」ではなく「大テーブル」に集合
--- メタワークオアシスの具体的な活用方法を教えてください。
現状は私が使うというより、スタッフが主体となって使っている状態です。私のほうからは「朝ログインしたら全員が同じトークルーム（テーブル）に入り、常時接続する」という運用ルールだけを決めていますね。
スタッフは気になる点を質問し合ったり、気軽に雑談したりと、コミュニケーションツールとして活用しています。
--- 運用面で工夫したことはありましたか？
実は導入当初、スタッフそれぞれが個別のデスクに座る「自席機能」を使っていたのですが、それだと「話しかける」ボタンを押すワンアクションの心理的ハードルが高く、なかなか会話が生まれませんでした。
そこで約2か月前から、「出社したら全員1つの大テーブルに集合する」という方式に変えました。 もちろん常時監視されているわけではなく、「集中して作業するときはカメラオフ・マイクミュート」「雑談OKな時はカメラオン」といった形で、スタッフが自由に切り替えられるようにしています。
【大テーブルでの運用イメージ】
出勤後、赤枠で囲った場所に集まるように運用ルールを設定
--- 大テーブルに集まるようにして、どのような効果がありましたか？
このルールにしてから、コミュニケーションの量が劇的に増えました。
基本的に「雑談や無駄話もOK」という空気感を作っているので、仕事の相談だけでなく、ちょっとした会話が自然と生まれるようになりました。もちろん、集中したい時はカメラをオフにするなど、オンオフの切り替えは個人の裁量に任せています。
何より大きかったのは、スタッフの「働くことへの安心感」が増したことですね。以前よりも孤独感がなくなり、明確にスタッフのストレスが減ったと感じています。
極端な話ですが、もしこの環境がなかったら、孤独感で辞めてしまっていたスタッフもいたのではないかと思うほど、組織にとって重要な変化でした。
メタワークオアシスの気に入っているポイントとは
--- 実際にメタワークオアシスを利用して、気に入っている点を教えてください。
特に気に入っているのは、ZoomやGoogle Meetと、テキストチャットの「中間」のコミュニケーションが取れる点です。「ねぇちょっと」と聞きたいだけの時に、わざわざZoomのURLを発行するのは少し大げさですし、心理的にも重いですよね。とはいえ、チャットだと文字だけなので冷たく感じるし、顔が見えないのが難点です。
メタワークオアシスなら、カメラで相手の表情が見える小窓が表示されるので安心感がありますし、話しかけやすいと感じています。もし相手が忙しくて会話を断る場合でも、システム側で「ごめんなさい、また後で」というメッセージが自動表示されるので、断る側の罪悪感がないのも良い設計だと思います。
--- ありがとうございます。今後、メタワークオアシスをどのように活用していきたいですか？
最近、「カンバン機能（掲示板）」を使って、スタッフへの役割の任命書を出してみました。チャットで流れてしまう情報も、オアシス上の掲示板に貼ることで「目に見える」ようになり、周知徹底に役立っています。
また、フロアに猫のイラストを配置するなどして、視覚的にも和むオフィス作りを楽しんでいます。
フルリモートで組織を作りたい企業にメタワークオアシスはおすすめ
--- 最後に、どのような企業にメタワークオアシスをおすすめしたいですか？
弊社のように、「最初からフルリモート前提」で組織を作っていく企業におすすめです。
もともとリアルなオフィスで一緒に働いていた関係性があれば、お互いの人となりが分かっているので、リモート移行後もチャットだけで成り立つかもしれません。
しかし、私たちのように会ったことがないメンバー同士で仕事をする場合、オアシスのような「同じ空間にいる感覚」がないと関係構築が難しく、仕事がぎくしゃくして効率が落ちてしまいます。
遠隔地で人を採用し、ゼロからチームの一体感を作りたいと考えている企業にとって、メタワークオアシスは最適なツールだと思います。
まとめ
フルリモートの組織運営において、「話しかけるハードルを下げる工夫」により活性化に成功した大島ITサポート研究所様。「Zoomだと大げさすぎる、チャットだと顔が見えない」というリモートワーク特有の悩みを解決するツールとして、メタワークオアシスが重要な役割を果たしています。
メタワークオアシスには2週間の無料トライアル期間があります。リモートワークでのコミュニケーションにお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。