オンライン上のワークプレイスサービスである「メタワークオアシス」は、日常的なコミュニケーション課題の解決だけでなく、社内イベントなどのさまざまなシーンで利用されています。
今回は実際に社内イベントでメタワークオアシスをご利用いただいた、株式会社パスコ 価値創造本部（当時） 主任技師の鈴木様に、具体的な利用シーンや使い勝手などのお話をお伺いしました。
お話を聞いた「株式会社パスコ」様について
株式会社パスコは、社会課題の解決に向けた「空間情報サービス」を提供している企業です。人工衛星や航空機などを用いて地上の様子を捉えたり、実際に災害現場や河川・橋梁などに足を運んだりと、遠隔・近接の視点から地球上の事象を捉え、さらにAIやIoT・GIS・画像処理などの技術を使い、取得した情報を「分析・解析」する技術を加えた“３つの優位性”を融合して、社会課題の解決に資するさまざまなソリューションの創出を行っています。
同社では、社員の職種を問わず自由な発想でディスカッションを行い、未来社会への貢献、未来のパスコのあり方について企画を考える「あつまれ！みらいコンシェルジュ®」という活動を行っています。このイベントは、2024年度で３回目を迎え、毎回全国から多数の社員が参加しています。この2024年開催時に、メタワークオアシスをご利用いただきました。
社内イベントの開催においては
「カジュアルなディスカッションの実現」が課題
---「あつまれ！みらいコンシェルジュ®」の開催にあたり、課題に感じていたことは何でしょうか？
一番の課題として考えていたのは、「カジュアルなディスカッションをどのように実現するか」ということでした。このイベントでのディスカッションは「アイデア創出や企画立案型」と位置づけています。
そのため、「普段の会議よりも自由に、しなやかなマインドでカジュアルにアイデアを出してもらう」ことを重視していました。
---特に鈴木様が意識していた点は何でしょうか？
まず、全国の社員が参加するため、リモートで参加できるツールは必須です。
そのうえで全員の顔出しができて、かつ柔軟な思考で取り組んでもらうための遊びがあればいいなと考えていました。
「普段の会議ツールでいいじゃん」と思われないような、新しい体験価値を感じてもらえる機会を作ることを意識しましたね。
もちろんディスカッションが目的なので、100名以上が参加しても軽快に動作し、スマホやパソコンなどのデバイス間で没入感に差が出ないことは必須条件のひとつです。
---確かに、普段の会議ツールとは違うものを使うことで、柔軟な発想が生まれそうですね。
また、「主催者が俯瞰的に状況を把握できる」というのも重要なポイントでした。グループワーク時に複数のスペースに分かれてしまうツールだと、「どこで何人が参加しているか」が把握できません。同じフロアで複数のスペースを作れて、主催者側が人数の管理や移動が容易にできるものでないと、イベントの円滑な進行が難しいと考えました。
これらの条件を踏まえ、年齢や性別に関係なく、カジュアルなディスカッションができるツールを見つけることが、イベント実現において必須でした。
メタワークオアシス導入の決め手は「レスポンスの速さ」
---メタワークオアシスを導入した決め手について教えてください。
「参加者がカジュアルにアイデアを出せること」を踏まえ、スムーズに進行できそうなツールを3つほど候補として出しました。
各社へ問い合わせしたところ、圧倒的に返信が速かったのがメタワークオアシスだったので、懸念点を確認して問題ないとわかった段階で採用を決定しました。
---他に、他社と比較して良かったポイントはありますか？
条件を満たすツールのなかでは、料金面も安く抑えられていました。ネットワークに対する負荷も比較的少なめだったので、社内で行われるIT部門の最終チェックも問題なくクリアできました。
イベントでの具体的な利用シーン
---「あつまれ！みらいコンシェルジュ®」での利用シーンについて教えてください。
「あつまれ！みらいコンシェルジュ®」は、全国の社員が参加するため、基本的にリモートでのディスカッションとなります。そこで、メタワークオアシスは主に、グループディスカッションの場として利用しました。
事前に行った主催者説明は、OutlookやPowerPointと連動しやすいという観点から普段利用しているTeamsを使用し、その後メタワークオアシスへ切り替えて利用しました。
メタワークオアシスでは複数のフロアが利用できるため、１つを控室用フロアとして設定し、その後は6つの会議室が設置されているフロアへメンバーを誘導して、自由に議論を行っていただきました。
【グループディスカッションのイメージ】
---それぞれの会議室で、グループディスカッションが行われているんですね。会議の進行で工夫したポイントはありますか？
会議室のひとつを質問ルームとして、事務局へ相談できる窓口にしました。困ったときの問い合わせ場所を明確にしておき、スムーズにディスカッションへ参加できるようにしたのが狙いです。
また会議室に入ったら、自動的に会話へ参加できるモードに設定することで、現実社会と同様、会議室に入室することで、自然にディスカッションへ参加できるように配慮しています。
加えて、フロア内で迷っているメンバーには、メタワークオアシスの「声かけ機能」を使って案内を行っていました。新しいツールに戸惑うメンバーをフォローアップする方法として大活躍しましたね。
【声かけのイメージ】
特に気に入ったポイントとは
---メタワークオアシスを利用して、特に気に入ったポイントがあれば教えてください。
メタワークオアシス自体が直感的で使いやすく、ITリテラシーがそこまで高くない社員でも、難なくグループディスカッションへ参加できたのは良かったですね。
使い方が簡単なので、事務局スタッフへの事前説明も、共通の説明資料を用意するだけで済みました。スタッフも当日ぶっつけ本番的な感覚だったのですが、それでも問題なく完了できたのは良かったと思います。
スタッフが全体を俯瞰しながら各グループを巡回できたので、ディスカッションや全体の進行をスムーズに進められたのも助かりました。
【資料を投影しながらのディスカッションも可能】
---以前のイベントと比べて良かった点はありますでしょうか？
過去のイベントではTeamsを使って進行しましたが、会場参加者とリモート参加者がいて、双方に温度差が生まれていたのが難点でした。
そこで2024年度は一律リモートでの開催に割り切ったところ、温度差が生まれずにメンバーが平等に発言できるディスカッションとなりました。
平等な発言がしやすい環境づくりができ、負荷なくスムーズなイベント進行が実現したのは、メタワークオアシスを利用した効果だと思います。
---ありがとうございます！機能面で気に入ったものはありますでしょうか？
先ほどの声かけ機能と、ディスカッションで使っていたリアクション機能はコミュニケーションにとても役に立ちましたね。
発言が苦手なメンバーもリアクション機能を使って反応することで、まるで対面でうなずいているかのような状態が作れていました。
会議室の外からでもリアクションが見れるので、事務局目線でも「ここの部屋はリアクションが多く盛り上がっているな」ということが視覚的に把握できたことは良かったです。
【リアクション機能のイメージ】
メタワークオアシスをおすすめできる企業
---最後に、メタワークオアシスをおすすめできる企業について教えてください。
ある程度規模感の大きい企業にとっては、さまざまな使い道があると思います。
例えば複数の拠点を持っていて、それぞれが複合して動く必要があるプロジェクトを実施している場合、「メタワークオアシス上に集合」という方法を選択することが可能です。
フロアに入室したら「誰が来た」というのもすぐにわかりますし、入室したら即会話が聞こえて参加できるような環境も作れるので、リモートでありながらもリアルなコミュニケーションの場として活用できます。
あとは気軽に相談や声かけができる環境を作れたのがとても良かったので、もし社内コミュニケーションが必要な部署で、日常的にやり取りが発生している企業にとっては、非常に使い勝手がいいと思います。
イベントでの活用だけでなく、少しでもコミュニケーションを改善していきたいと考えている企業は、メタワークオアシスを使ってみてはいかがでしょうか。
まとめ
イベントにメタワークオアシスを導入した鈴木様からは、「スムーズに進行できた」「参加したメンバー同士で平等なディスカッションができた」というお言葉をいただきました。
メタワークオアシスには2週間の無料トライアル期間があるため、興味のある方、試してみたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。