オンライン上のワークプレイスサービスである「メタワークオアシス」は、企業のコミュニケーション課題の解決策として、さまざまな企業で導入されています。
今回は主に外航海運事業・船舶管理業やレストラン事業を行っている株式会社共和産商の船舶管理部、加納様に、メタワークオアシスを導入した経緯や、実際に利用した感想を伺いました。
株式会社共和産商様は、メタワークオアシスを日本の拠点で利用しており、主にリモート勤務者の着席確認やログイン管理を目的として活用しています。
メタワークオアシスの導入を検討している方や、リモート勤務の社員や部署間のコミュニケーションに悩みを抱えている方は、ぜひご覧ください。
導入前の課題：
リモート勤務の"不公平感"を解消したかった
--- メタワークオアシスを導入する前は、どのような課題をお持ちでしたか？
部署によってリモート勤務の可否が分かれており、部署間に不公平感があったのが課題でした。
弊社は在宅勤務が可能な「船舶管理部」と、出社が必須である「経理・総務部」に分かれています。船舶管理部は週1️回ほどリモート勤務を実施しているのですが、経理・総務部から見ると「ちゃんと仕事に取り組んでいるのかが分かりづらい」という面がありました。
そこでリモート勤務者の勤怠状況を視覚的に見えるようにしたいと考えて、使えそうなツールやサービスを探していたところ、メタワークオアシスに出会いました。
--- 他になにか課題はありましたか？
部署間で情報をスムーズに共有できるツールが無かったのも、課題のひとつです。船舶管理部は出港している船の情報を常にキャッチしているのですが、経理・総務部はその情報を得ることが難しい状態でした。
逆に経理・総務部が発信する社内行事のお知らせを、船舶管理部が受け取るまでに時間がかかることもあるなど、タイムリーな情報共有ができていなかったのは難点でしたね。
導入した決め手は「操作性の良さ」
--- バーチャルオフィスツールの導入時にはメタワークオアシス以外の候補もあったかと思いますが、どのような点が決め手になりましたか？
最初にデモンストレーションを見せていただいた際に、「これなら誰でも使えそう」「視覚的にわかりやすそう」だと思ったのが決め手です。
私だけでなく、上司や経理部の代表の方にもデモンストレーションを見てもらったところ、「使いやすそうだね」と、皆さんに納得していただけました。
費用も予算の範囲内で、コスト面のハードルもクリアできていたので、導入反対の声もなくスムーズに導入を決められたのは良かったです。
【メタワークオアシスの費用】
--- 実際に使ってみて、マイナスな意見が出ることも無いでしょうか？
現状は特に無いですね。操作性がいいので、このようなツールにありがちな「面倒だからやりたくない」という声を聞くこともありません。
むしろ船舶管理部でリモート勤務をしている方は率先的に使っていて、社内の勤怠状況を明確にできるようになりました。
メタワークオアシスの活用方法
--- 具体的に、メタワークオアシスをどのように活用していますか？
主な利用方法は社員の出勤確認です。事務所にいても、在宅でも、出勤したらまずはメタワークオアシスにログインすることをルールとしています。
特にリモート勤務者には、ちゃんと働いているかどうかを確認するためにも、ログインを徹底するようにお願いしていますね。
勤怠管理自体は別のツールを使っているのですが、メタワークオアシスではログイン情報のログが取れるので、整合性を確かめることもできるようになりました。
【メタワークオアシスの利用イメージ】
--- 出勤確認以外で使っている機能はありますか？
個人宛のダイレクトメッセージ機能も、よく使います。
経理・総務部とコミュニケーションを取る方法が、これまでは対面しか無かったのですが、ダイレクトメッセージ機能によってスムーズに行えるようになりました。
リモート勤務時でも出社時でも、ちょっとした疑問点をすぐに聞けるようになったのは便利ですね。
特に気に入っているポイントとは
--- 加納様は、メタワークオアシスのどの部分を特に気に入っていますか？
当初の目的であった「リモート勤務の状況が視覚的にわかる」という点には、とても満足しています。
加えて、特に気に入っているのは「掲示板機能」です。
これまで弊社には、社内掲示板がありませんでした。そこで、主に船舶管理部と経理・総務部が気軽に連携を取れる場として、社員が自由に書き込める看板を、メタワーク オアシス上に用意しました。
【メタワークオアシスの掲示板機能】
掲示板を作ったことによって、船舶管理部から船の状況を伝えたり、逆に総務部から社内行事のお知らせをいただいたりと、情報を部署間でタイムリーに共有できています。
経理・総務部の方から「見たよ」とお声がけいただけることもありますし、以前よりコミュニケーションがより円滑に行えているのは、メタワークオアシスを導入して良かったなと感じるポイントです。
メタワークオアシスがおすすめできる企業
--- 最後に、メタワークオアシスは、どのような課題を持った企業におすすめできますか？
弊社が使っているように、部署間やリモート勤務者とのコミュニケーションに隔たりがある会社にはとてもおすすめです。特に在宅ワークを取り入れている企業様で、チャットやメール以外のプラスアルファのツールが欲しいと考えている方にとって、メタワーク オアシスはピッタリだと思います。
リモートに理解がある会社でも、業務内容によっては出社が必要になるなど、全部署で対応できるとは限りません。その際に、出社が義務づけられている部署から不満が出ないようにするためにも、リモートの状況を可視化することは大切だと考えています。
リモートの不公平感が原因で社員の離職が増えるのはもったいないので、いま連携がうまく取れていないと感じている企業は、ぜひ導入を検討してみてください。
まとめ
メタワークオアシスを導入した共和産商様には、「リモート勤務の状況がわかりやすくなった」「部署間のコミュニケーションが円滑になった」と、効果を実感していただいています。
リモート勤務だけでなく、部署間でのタイムリーなコミュニケーションにも活用できるメタワーク オアシス。興味を持っていただけた方は、ぜひ資料をダウンロードしてみてください。